SAP EXTENDED ECM BY OPENTEXT ПОМОГАЕТ ГРУППЕ «ЧЕРКИЗОВО» ПОВЫСИТЬ СКОРОСТЬ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ НА 20%

Компания SAP и Группа «Черкизово», производитель мясной продукции и комбикормов, объявили о первых результатах внедрения системы управления корпоративным контентом на базе SAP Extended ECM by OpenText. Решение позволило «Черкизово» на 15% сократить затраты на персонал, работающий с документами, увеличить в 2 раза качество и на 20% — скорость обработки документов. В результате внедрения на 60% сократились налоговые риски, связанные с утерей или недобросовестным хранением оригиналов.

 На выбор системы управления корпоративным контентом повлияло сразу несколько факторов. Во-первых, лидирующие позиции разработчика платформы, компании SAP, на мировом рынке корпоративного ПО. Во-вторых, наличие масштабируемого решения, учитывающего территориальную распределенность компании и поддерживающего автоматизацию бизнес-процессов по управлению корпоративным контентом. И наконец, минимальные затраты на интеграцию новой платформы в существующую учетную систему. В качестве решения по автоматизации документооборота был выбран продукт SAP Extended ECM by OpenText. Проектом занимался партнер SAP — компания «Сабрис», и завершил его в кратчайшие сроки: уже через два месяца система была переведена в продуктивную эксплуатацию. Сейчас с ней работает 825 пользователей.

 В состав решения SAP Extended ECM by OpenText входят такие функциональные элементы, как Enterprise Scan, позволяющий проводить массовое сканирование и ввод первичных финансовых документов; Content Server для хранения и согласования документов, а также ECMLink для «бесшовной» интеграции в учетные системы SAP. В результате в Группе «Черкизово» создан единый электронный архив документов, автоматизирована обработка данных по нескольким функциональным областям (бухгалтерский учет, учет основных средств и т.д.), в том числе с помощью технологии штрихкодирования. Кроме этого, решена проблема дублирования информации, настроены процессы сканирования, регистрации документов в учетной системе, которая была согласована с корпоративной электронной почтой. Ежемесячно в системе обрабатывается 450 тыс. документов.


Еще больше информации на данную тему содержит телеграм-канал «Человекоподобные роботы: технологии и рынки».

РЕТРОСПЕКТИВА

Решения для управления медиаданными для веб-сайтов и streaming video, телерадиовещания, звукозаписи, кино- и видеопроизводства, маркетинговой и издательской деятельности, а также специализированное решение для управления архивами цифровых медиаданных и реестрами физических носителей были представлены российским специалистам компанией Documentum. Известно, что в перечисленных сферах создаются, хранятся и обрабатываются огромные массивы медиаданных различных форматов. Но сегодня большие объёмы медиаданных используют в своей деятельности и крупные предприятия промышленного и коммерческого секторов.
Однако, вызывало сложности совместное управление цифровыми медиаданными и относящимся к ним контентом других форматов, а также автоматизировать бизнес-процессы, связанные с коллективной работой по созданию, производству и распространению этой информации.
В настоящее время, в основном, используются два способа управления медиаданными. В первом случае организации вынуждены приобретать отдельные системы для управления медиаданными (Digital Asset Management) и остальными видами контента, создаваемого в ходе их деятельности (например, текстовыми документами). Еще одним способом решения проблемы является создание баз данных, содержащих описание медиафайла и отслеживающих его местонахождение. В такой базе данных содержатся записи типа «CD-диск с меткой «Product Launch» на полке № 5», и это создаёт путаницу в случае ошибок персонала. В большинстве же случаев медиаданными не управляют вовсе. Графические изображения, видеоролики, цифровые фотографии и аудиозаписи хранятся в ПК или записываются на CD. Отсюда характерная ситуация, когда найти нужный файл, несмотря на то, что точно известно о его существовании невозможно и приходится создавать его повторно. На крупных производствах это приводит к серьёзным издержкам и, во избежание их, по оценке аналитической фирмы GIRTICS Research, объём рынка систем управления медиаданными составил 1 млрд. долл. и его прирост в ближайшие два года оценивается в 5,3 млрд. долл.
В конце 2001 г. компания Documentum приобрела компанию Buldog Group, чьи технологии управления медиаданными применяются такими корпорациями, как BBC, Cablevision, Disney, EMI, McDonald's, Microsoft Studios, Sears, Sony Pictures Entertainment. Заказчиками Documentum являются представляющие 24 отрасли 1250 компаний из списка флагманов мирового бизнеса Global 2000. В апреле 2002 г. компания Documentum объявила о выходе новых продуктов, расширяющих функционал Documentum 4i возможностью управления медиаданными:
— Documentum Media Services: решение для управления медиаданными для веб-сайтов и поддержки streaming video;
— Digital Asset Manager: решение для управления медиаданными для телерадиовещания, звукозаписи, кино- и видеопроизводства, рекламной, маркетинговой и издательской деятельности;
— Tape Library Manager: решение для управления архивами цифровых медиаданных и реестрами физических носителей.
Поставляемая компанией Documentum индустриальная платформа класса Enterprise Content Management позволяет объединить всю неструктурированную информацию и на протяжении всего жизненного цикла этой информации управлять процессами её создания, хранения, доступа и персонализированного распространения.
Платформа обеспечивает создание единого распределённого виртуального хранилища неструктурированной информации неограниченного объёма и реализует функционал управления электронными документами различных форматов и бизнес-процессами, связанными с их созданием и обработкой (Documentum Management &\Workflow), управления содержимым веб-сайтов, процессами его подготовки и публикации (Web Content Management), управления XML-файлами, их объединением в динамические страницы и преобразованием в соответствии с требуемым форматом и типом устройства вывода (XML-Centric Component Management, а также управления цифровыми медиаданными или rich media (Digital Asset Management).
Ключевые особенности технологии:
— масштабируемость, проверенная опытом использования в крупнейших корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных распределённых хранилищ неограниченного объёма;
— безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, поддержкой протоколов LDAP и SSL, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи;
— открытость, обеспечивающая бесшовную интеграцию с приложениями электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различными приложениями и средствами разработки;
— автоматизация бизнес-процессов управления контентом, проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов;
— персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам;
— глобализация или поддержка распределённых многоязычных хранилищ и многоязычных веб-сайтов; обеспечивается связь оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки;
- многоканальное распространение контента — вплоть до доставки на мобильные телефоны;
- поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и др.; возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же документа. А. Барсуков, журнал "ТКТ", № 7, 2002 г.